6 gute Gründe für ein Managementsystem auf Wiki-Basis

Einfache Umsetzung der DSGVO mit Drupal Wiki
Veröffentlicht am 03.02.2022
Lesedauer: 6 Minuten
Flexibilität und Stabilität durch Managementsysteme

Krisen zeigen uns immer wieder, dass insbesondere die Faktoren Stabilität und Flexibilität für das Überleben eines Unternehmens zentral sind. Das unternehmerische Fundament einer Firma muss also Erschütterungen standhalten können und sich gleichzeitig schnell auf neue Gegebenheiten und Situationen einstellen können. Dabei stellt insbesondere das eigene Unternehmenswissen einen Großteil dieses Fundament dar. Wer es schafft, das Firmen-Know-How stabil und flexibel zu strukturieren und zu managen, der kann Krisen überstehen und Veränderungen schnell umsetzen!

Daraus ergeben sich die hohen Ansprüche an das Wissensmanagement der Zukunft. Es muss dafür sorgen, dass so wenig Wissen wie möglich aus dem eigenen Unternehmen abfließt und gleichzeitig neue Entwicklungen und Trends nicht ignoriert werden, sondern Teil des Unternehmenswissens werden. Allein durch die wachsende Masse an Wissen kommt keine Firma dabei um digitale Lösungswege herum. Wofür früher wenige Ordner oder Aktenschränke gereicht haben, wären heute ganze Lager erforderlich. Stattdessen haben sich verschiedene Software-Lösungen entwickelt, mit der die Informationen und das Wissen sich nicht nur zentral sichern, sondern auch strukturieren lassen. Insbesondere für digitale Managementsoftware auf Wiki-Basis sprechen dafür mehrere Gründe:

Mit Unternehmenswikis sorgen Firmen für mehr Stabilität und Flexibilität
Wissensnetzwerke statt isolierter Silos

In den meisten Unternehmen herrscht eine Kultur der Informations- oder Wissenssilos. Wissen wird jeweils in den einzelnen Teams spezifisch und isoliert digital abgespeichert und bleibt weitestgehend unangetastet. Das Wissen beruht oft auf einzelnen Wissensträger*innen, die schlussendlich auch als einzige die digitalisierten Informationen anpassen und aktualisieren können. Auf Anfrage werden Kopien der Informationen herausgegeben, welche allerdings nur Momentaufnahmen des Sachverhaltes darstellen. Im schlimmsten Fall geistern verschiedene und veraltete Versionen durch die Firma und sorgen für Verwirrung.

Genau an dieser Stelle knüpfen Unternehmenswikis an. Statt auf die einzelnen Informationssilos der Wissensträger*innen bauen sie auf der Schwarmintelligenz der gesamten Belegschaft. Alle Nutzer*innen mit den entsprechenden Rechten können das digital auf Seiten dokumentierte Wissen mit dem eigenen Wissen abgleichen und entsprechend erweitern. Absichern können sich die Unternehmen dabei durch Freigabe-Workflows, sodass sämtliche Änderungen vor der Veröffentlichung nochmal geprüft werden können. So entwickelt sich eine kollaborative Wissenssammlung, welches dank Wiedervorlagen und ähnlichem auch spielend leicht aktuell gehalten werden kann. Dieser auf der Schwarmintelligenz basierende Wissensschatz entlastet Wissensträger*innen und steigert die Effizienz des Teams.

Wissensmanagement mit Wikis vernetzt Wissen und entlastet Wissensträger*innen
Transparente Prozesse und Abläufe schaffen Sicherheit

Mangelnde Transparenz sowie Änderungen von Prozessen und Abläufen führen in Unternehmen häufig zu Frustration und Stress. Die stundenlange Arbeit an einem Prozess oder Projekt geht verloren, weil eine neue Bedingung, ein unbekannter Arbeitsschritt oder eine marginale Änderung nicht berücksichtigt wurde. Prozesse wurden zwar schon intern geändert aber noch nicht unternehmensweit kommuniziert oder neue Vorgaben sind noch nicht in allen Abteilungen entsprechend vermerkt worden. Als Folge muss entweder die gleiche Zeit erneut in die Arbeit investiert werden oder der Prozess überhastet erneut durchgeführt werden.

Gut strukturierte und zentrale Wissensmanagement-Systeme wie Unternehmenswikis sollen genau diese Probleme verhindern und dadurch Frust und Stress im Unternehmen reduzieren. Digital abgebildete und zentral erreichbare Prozesse bieten den Mitarbeiter*innen die nötige Transparenz und schaffen somit Sicherheit in der Durchführung von Prozessen. Wer mit Benachrichtigungen und Verlinkungen arbeitet, kann dafür sorgen, dass alle Teammitglieder bei Änderungen informiert werden und über alle Bedingungen mit einem Knopfdruck Bescheid wissen. So bieten Unternehmen ihren Mitarbeiter*innen einen virtuellen sicheren Hafen, bei dem sie alle Informationen abrufen und sich über den aktuellen Stand informieren können. 

Durch Unternehmenswikis lassen sich Prozesse und Abläufe transparent darstellen

Tipp: Prozessdiagramme können auch als Navigationshilfe für Teammitglieder genutzt werden. Durch Verlinkungen können Nutzer*innen sich von einer Übersicht der einzelnen Abteilungen bspw. in die einzelnen Prozesse, von dort in untergeordnete Teilprozesse und von dort zu den jeweilige Arbeitsschritten navigieren. Sie können sich so spielend einfach zu den jeweiligen Inhalten klicken.

Mehr Umsatz durch gesteigerte Produktivität

Nicht selten scheuen Unternehmen die Einführung eines Unternehmenswikis wegen des Kostenfaktors. Auch wenn die Wiki-Kosten selbst je nach Anbieter verglichen mit anderen Software-Lösungen eher günstig ausfallen, schreckt besonders die Installation und Integration eines Managementsystems und der damit verbundene Aufwand Unternehmen ab. Besonders am Anfang bedarf jedes digitalisierte Dokument und jeder visualisierte Prozess die Zeit und die Mitarbeit der jeweiligen Teammitglieder. Zeit, die Teammitglieder nicht in ihre normalen Tätigkeiten stecken können und somit vermeintlich die Produktivität senkt.

Komplett abwegig sind diese Befürchtungen natürlich nicht. Etwas Neues in den Arbeitsalltag des Unternehmens zu integrieren ist immer mit einem kurzfristigen Mehraufwand verbunden. Doch bereits mittelfristig entfaltet die Digitalisierung von Unternehmenswissen sein Potenzial. Denn Zeit, die nicht in Recherche oder die Beantwortung von Fragen gesteckt werden muss, kann deutlich effizienter genutzt werden. Dies steigert die Produktivität, insbesondere bei neuen Teammitgliedern, die deutlich schneller eingearbeitet werden können. Zudem sinkt auch nach der Einführungsphase der Pflegeaufwand eines Managementsystems enorm. Das Team weiß, wo alle wichtigen Infos und Dokumente abgespeichert sind, kann effizienter und produktiver arbeiten und sorgt dadurch bereits mittelfristig für wachsende Umsätze.
Nach anfänglichem Aufwand sorgen Managementsysteme schnell für eine steigende Produktivität
Wachsender Zusammenhalt und Teamgeist

Bei dem Thema Digitalisierung befürchten einige Abteilungs- und Teamleiter*innen oft einen negativen Effekt auf die Zusammenarbeit und den Teamgeist unter den Mitarbeiter*innen. Dahinter steckt oft die Sorge davor, dass durch Managementsysteme wie Unternehmenswikis die Teammitglieder nicht mehr direkt miteinander kommunizieren, alle nur noch für ihren kleinen Teilbereich arbeiten und es zu keinem Austausch mehr kommt. Tatsächlich sorgen Unternehmenswikis aber ganz im Gegenteil dafür, dass sich die einzelnen Teammitglieder stärker untereinander vernetzen und mehr auf Augenhöhe miteinander kommunizieren. Und das beginnt schon bei der Einführung!

Wikis sorgen für eine Kultur der Offenheit, welche die Mitarbeiter stark motivieren und den Teamgeist fördern können. Die Mitarbeiter*innen können durch die transparente Darstellung von Inhalten und Prozessen viel eher das große Ganze hinter jedem Arbeitsschritt sehen und haben weniger das Gefühl, sich mit unnötigen Kleinigkeiten aufzuhalten. Sie können fehlerhafte Inhalte proaktiv verbessern und veraltete Informationen aktualisieren, ohne aufwendige Prozesse lostreten zu müssen. Gleichzeitig erlangen sie durch ihre Partizipation den Ruf als Wissensträger*in und können durch das Teilen ihres Wissens oder das Einbringen neuer Ideen mehr Respekt im Unternehmen erlangen.

Mit einer Plattform wie Drupal Wiki lässt sich der Teamgeist und Zusammenhalt verbessern
Wissen bleibt erhalten und entwickelt sich weiter

In einer immer kleinteiliger und spezifischer werdenden Arbeitswelt mit Fachkräftemangel, immer schnellerer Mitarbeiter*innen-Fluktuation stellt Wissensabwanderung ein enormes Risiko für Unternehmen dar. Wer übernimmt die Aufgaben des Ex-Kollegen bis ein/e Nachfolger*in gefunden ist? Woher bekommt dieser das nötige Wissen? Und wer arbeitet die Nachfolger*innen dann ein? Oft hat die Übergangsvertretung selber nicht genug Zeit, in die neuen Tätigkeiten eingearbeitet zu werden oder die Aufgaben überhaupt zu übernehmen. Neulinge werden ohne Wissensmanagement ins kalte Wasser geworfen und laufen Gefahr, im Zweifelsfall schwerwiegende Fehlentscheidungen zu treffen.

Wer hier auf ein Unternehmenswiki setzt, hat eine deutlich bessere Ausgangsstellung und kann Wissensabwanderung minimieren und teilweise sogar unterbinden. Klar ersetzt eine digitalisierte Wissenssammlung keinen Mitarbeiter und hilft bestenfalls bei der Überbrückung eines Zeitraums. Allerdings helfen digital erreichbare Anweisungen, Anleitungen und Wissenssammlungen anderen Teammitglieder*innen enorm dabei, Abläufe aufrechtzuerhalten und Projekte fortzuführen. Gleichzeitig lassen sich neue Mitarbeiter einfacher einarbeiten und bestehendes Wissen besser mit dem eigenen Wissen abgleichen und gegebenenfalls weiterentwickeln. All dies senkt die Einarbeitungszeit, erleichtert Vertretungen enorm, schafft Sicherheit und hält Unternehmenswissen aktuell.

Managementsysteme unterstützt neue und alte Mitarbeiter*innen
Fazit: Unternehmenswikis sorgen für Stabilität und Flexibilität

Warum also sollten Unternehmen auf Managementsysteme mit Wiki-Basis wie Drupal Wiki setzen? Gut gepflegt und von den Mitarbeiter*innen getragen bildet ein Unternehmenswiki eine Art kollaboratives Wissensnetzwerk des gesamten Firmen-Know-Hows. Dieses geballte und vernetzte Firmenwissen unterstützt und entlastet Teams und Mitarbeiter*innen enorm und fördert den Zusammenhalt in Abteilungen. Vorher für Nachfragen und Recherchen verwendete Zeit kann effizienter und produktiver genutzt werden, was einen positiven Effekt auf den Umsatz hat. Gleichzeitig schaffen Unternehmenswikis durch transparente Prozesse und Abläufe mehr Sicherheit und sorgen dafür, dass das eigene Unternehmenswissen besser erhalten bleibt und sich problemlos weiterentwickeln kann. 

Somit eignet sich eine Software wie Drupal Wiki besonders für Unternehmen, die das Wissen ihrer Mitarbeiter*innen zentral miteinander vernetzen wollen. Wer auch zukünftig stabil gegenüber Krisen und flexibel gegenüber Veränderungen bleiben will, der sollte bereits jetzt die verschiedenen Unternehmenswikis wie Drupal Wiki testen, um das ideale System für seinen spezifischen Fall finden und frühzeitig in seine Prozesse und Abläufe integrieren zu können. Ihre Belegschaft wird es Ihnen danken. 

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