6 gute Gründe für ein intelligentes digitales Wissensmanagement

Veröffentlicht am 29.04.2021
Lesedauer: 5 Minuten
Vorsprung durch ein zentrales Wissensmanagement

Immer mehr Firmen greifen auf ein internes digitales Wissensmanagement zu, um im Wettbewerb bestehen zu können. Denn über kurz oder lang entscheidet der Umgang mit dem Wissen, den Kenntnissen und der Skills der eigenen Mitarbeiter über das weitere Bestehen eines Unternehmens. Nicht nur die Rekrutierung von qualifizierten und kompetenten Mitarbeiter*innen und Weiterbildungsmaßnahmen sind hierbei zentrale Herausforderungen. Doch daneben gibt es mindestens 6 gute Gründe dafür, mithilfe einer Software zum digitalen Wissensmanagement auch den Fokus auf den Fortbestand, die Strukturierung und die tägliche Arbeit mit diesem Wissen zu legen:

Durch digitales Wissensmanagement wegfallendes Expertenwissen minimieren
1. Sicherheit trotz Mitarbeiter*innen-Wechsel

Für kaum ein Unternehmen sollte es noch eine große Neuigkeit sein, dass Arbeitnehmer*innen immer häufiger das Unternehmen wechseln, um sich bspw. finanziell oder Karriere-technisch weiterentwickeln zu können. Der Verlust solcher Mitarbeiter*innen ist dabei für die Unternehmen ein enormes Risiko. Ohne ein umfassendes Wissensmanagement wandert nämlich so auch das Expertenwissen der Mitarbeiter*innen ab, wodurch Bereiche und Prozesse im Unternehmen langsamer oder gar nicht mehr umgesetzt werden können.

Mit einem digitalen Wissensmanagement hingegen kann ein Unternehmen diesen Verlust zumindest etwas abschwächen, da das Wissen der Mitarbeiter*innen abgespeichert wurde und ggf. im Notfall noch abrufbar ist. Durch einen Review-Workflow oder ein Aufgabenmanagement gehen wichtige Themen und Abläufe nicht unter und bis die Nachfolger*innen eingearbeitet sind können diese leichter reproduziert und umgesetzt werden. Dies wiederum ermöglicht es Unternehmen, mögliche Ausfallkosten zu minimieren.

Onboarding und Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch ein umfassendes Wissensmanagement verbessern.
2. Onboarding neuer Mitarbeiter*innen erleichtern

Mitarbeiter*innen sehen sich mit einer immer größer werdenden Anzahl an Anwendungen, Abläufen und Prozessen konfrontiert, die selbst innerhalb einer Branche teilweise sich stark voneinander unterscheiden. Ohne ein Wissensmanagement sind Mitarbeiter*innen dabei auf ihre Kollegen angewiesen, wodurch diese meist stark beansprucht werden. Konnte eine Stelle nicht rechtzeitig neu besetzt werden, stellt sich die Einarbeitung noch schwieriger heraus, da die neue Arbeitskraft sich das gesamte Wissen neu selbst erarbeiten muss.

Gerade hier bietet ein digitales Wissensmanagement einen immensen Mehrwert für Unternehmen. Neue Mitarbeiter*innen können einfach in die Dokumentation gehen und über eine zielgerichtete Suche oder ein digitales Handbuch alle nötigen Informationen und Abläufe nachlesen. Kolleg*innen können auf die entsprechenden Inhalte verweisen und müssen nicht mehr alle Grundlagen erklären. Expertenwissen bleibt auch für Nachfolger*innen erhalten. Dies steigert die Qualität und Geschwindigkeit des Onboardings und senkt auch darüber hinaus die Unsicherheit nach der Einarbeitung. 

Tipp: Besonders zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen nutzen viele unserer Kunden die Erweiterung „Bücher“ um relevante Inhalte zu sammeln und den neuen Mitarbeiter*innen dadurch eine handliche Hilfestellung für den Einstieg bieten zu können.

Wachsende Anforderungen und neue Prozesse schnell und einfach ins Wissensmanagement integrieren.
3. Wachsende Anforderungen erfordern klare Strukturen

Neben dem Erhalt und der Weitergabe ist auch die leichte Aktualisierung von Wissen ein zentraler Aspekt eines gut geführtes Wissensmanagement-System. Unternehmen sehen sich wandelnden Regelungen und Vorgaben ausgesetzt, die schnellstmöglich im Unternehmen umgesetzt werden müssen. Ohne Wissensmanagement ist dabei besonders die Mitarbeiterkommunikation eine große Herausforderung. Oft bedeutet das eine Vielzahl an Briefings und Meetings mit den Mitarbeiter*innen, um sie über die neuen Prozesse zu unterrichten und Änderungen zu besprechen. Und trotz all dieser Bemühungen tauchen auch Wochen später noch alte Dokumente auf.

Mit einem digitalen Wissensmanagement-System treten solche Probleme deutlich seltener auf. Das Wissen innerhalb des Systems kann durch Funktionen wie Versionierungen oder Freigabe-Workflows einfach und schnell angepasst werden, sodass keine alten Dokumente und Inhalte mehr rumfliegen. Gleichzeitig können Prozesse übersichtlich dargestellt und angepasst werden, sodass auch bei Änderungen Mitarbeiter*innen nicht die Übersicht verlieren oder den Prozess auf die veraltete Weise umsetzen.

Digitales Wissensmanagement steigert die Effizienz der Belegschaft.
4. Effizienzsteigerung durch Digitalisierung

Der größte Mehrwert eines Wissensmanagements ist zwar der Erhalt des Unternehmenswissens, aber neben diesem zentralen Sicherheitsaspekt steigern digitale Wissensmanagement-Systeme zudem auch die Effizienz der Mitarbeiter*innen. Eine der zeitaufwendigsten Tätigkeiten des Berufsalltags stellt häufig die Suche nach Informationen dar. Um tätigkeitsspezifische Fragen wie neue Prozesse oder Produktfragen bis hin zu simplen Unklarheiten wie der Bedienung der neuen Telefon-Anlage zu klären wird teilweise viel Zeit in die Suche nach Informationen im Internet, den eigenen Unterlagen oder bei Kollegen gesteckt, wodurch die Effizienz sinkt.

Durch ein intelligentes digitales Wissensmanagement hingegen können die Mitarbeiter*innen im Intranet bzw. Unternehmenswiki durch eine simple Suche alle Antworten zu ihren Fragen in einer aktualisierten und aufbereiteten Form finden. Dies minimiert nicht nur den Aufwand von Rechercheprozessen, es eliminiert auch das Risiko fehlerhafter Informationen. Damit sorgt ein Wissensmanagement-System für Sicherheit sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter*innen und steigert die Effizienz der Mitarbeiter*innen im Arbeitsalltag.

Tipp: Tags und Kategorien erhöhen die Sichtbarkeit einzelner Inhalte in einem Wissensmanagement-Tool und erleichtern so die Suche.

Zentrales Wissensmanagement als Unterstützung für Home Office und Externe.
5. Mitarbeiter*innen und Externe ortsunabhängig koordinieren

Immer mehr Mitarbeiter*innen fordern eine bessere Work-Life-Balance, wollen öfter aus dem Home Office heraus oder generell ortsunabhängig arbeiten. Gleichzeitig greifen immer mehr Firmen auf Freelancer*innen und Berater*innen zurück oder beschäftigen auf Projektbasis, um auf diese Weise flexibler zu sein. Um dies zu gewährleisten, bedarf es eine digitale Möglichkeit, auf unternehmensspezifisches Wissen von überall über gesicherte Zugänge zugreifen zu können.

Eine digitale Wissensmanagement-Software stellt gerade zur Umsetzung dieser New Work Aspekte ein unverzichtbares Tool dar. Es bietet für Externe eine umfassende Wissensdatenbank, auf die sie von überall aus zugreifen und wichtige Inhalte und Wissen abrufen können. Egal ob sie im Büro, im Home Office oder in Thailand sitzen, egal ob sie langjährige Führungskraft oder neue externe Mitarbeiter*innen sind. Besonders Externe können so besser das Unternehmen und die entsprechenden Spezifikationen kennenlernen und lassen sich besser koordinieren.

Zentrales Wissensmanagement für alle Abteilungen und Filialen nutzen.
6. Zentrale Wissensplattform für Abteilungen und Filialen

Wachsende Unternehmen stehen vor der schwierigen Herausforderung, die zunehmende Zahl an Mitarbeiter*innen, Abteilungen, Standorten oder Arbeitsgruppen auch weiterhin koordinieren und organisieren zu können. Fehlt ein zentrales Wissensmanagement als Basis, so entwickeln neue Standorte oder Abteilungen eigene Prozesse und Abläufe. Dies führt über kurz oder lang zu Verwirrung und Missverständnissen. Wichtige Abläufe wurden versehentlich nicht berücksichtigt, normkonforme Prozesse sind aufgeweicht worden und gefährden nun eine mögliche Zertifizierung.

Um die notwendige Flexibilität und Selbstständigkeit der Abteilungen und Filialen sichern und gleichzeitig die Einhaltung von wichtigen Abläufen und Prozessen unternehmensweit garantieren zu können, bedarf es ein einheitliches digitales Wissensmanagement. Mitarbeiter*innen aller Filialen und Abteilungen können auf dieses Wissensmanagement-System zurückgreifen und ihre eigenen Abläufe, Prozesse und Unterlagen mit dem Firmenstandard vergleichen. Neue Filialen können direkt von älteren Filialen lernen, deren Inhalte übernehmen oder ihr Wissen mit anderen Filialen teilen und müssen das Rad nicht neu erfinden

Fazit: Ein digitales Wissensmanagement schafft Stabilität, Flexibilität und Sicherheit

Wissen und der richtige Umgang mit diesem ist heute wie nie zuvor ein zentraler Erfolgsfaktor in der Unternehmenswelt. Es verbessert die Stabilität und Flexibilität eines Unternehmens gegenüber äußeren und inneren Herausforderungen. Darüber hinaus schafft es für Mitarbeiter*innen und Abteilungen sowie für das Unternehmen selbst eine immense Sicherheit und stellt einen wichtigen Faktor für die zukünftige Firmenausrichtung und das Erreichen der Unternehmensziele dar. 

 

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