Corona als Game-Changer
Globale Krisen führen häufig zu großen Veränderungen in unserer Lebens- sowie unsere Arbeitsweise und stellen insbesondere für Unternehmen einen enormen Stresstest dar. Die aktuelle Corona Krise unterstreicht diese These eindeutig. Seit Beginn der Pandemie ist die Digitalisierung vieler Unternehmen deutlich rasanter vorangeschritten als vorher. Durch die Krise haben sich bisherige Gegebenheiten wie die Arbeit in einem Büro mit den Kolleg*innen komplett geändert. Firmen mussten in einem rasanten Tempo neue Abläufe wie Home Office umsetzen und Technologien wie Unternehmenswikis einführen, um arbeitsfähig zu bleiben und den Betrieb nicht einstellen zu müssen.
Da nun mehr und mehr zumindest auf mittlere Sicht ein Ende der aktuellen Krise abzusehen ist, regt sich bei vielen Firmen die Hoffnung auf eine Rückkehr zur alten Normalität. Wer die Umstellung bisher noch nicht durchgeführt hat, versucht diese nun hinauszuschieben und will abwarten, ob Technologien wie Unternehmenswikis nach der Krise überhaupt noch notwendig sind. Dabei gibt es fünf zentrale Gründe, warum Unternehmenswikis auch nach der Krise weiterhin relevant für Unternehmen bleiben und die Einführung dieser so schnell wie möglich umgesetzt werden sollte.
1. Unternehmenswikis machen Firmen flexibler und resistenter
Bereits vor Corona mussten Unternehmen sich immer häufiger und immer schneller an neue Marktgegebenheiten anpassen. Auch während der Pandemie konnten sich insbesondere Unternehmen, die ihre Prozesse, Dokumente und Informationen digital bereits in Form eines Unternehmenswikis gesammelt hatten, deutlich schneller auf die neuen Gegebenheiten und Regelungen wie Home Office und ähnliches einstellen. Sie waren durch ihr Unternehmenswiki deutlich resistenter und konnten auf Probleme deutlich schneller und effizienter reagieren.
Strukturen für das Arbeiten von Zuhause, das Aufgabenmanagement oder andere Prozesse mussten häufig nicht erst neu geschaffen werden, sondern waren auf ähnliche Weise schon vorhanden und benötigten nur kleinere Anpassungen. Auch nach Corona wird Flexibilität und Anpassbarkeit auf einem sich stetig wandelnden Markt immer wichtiger werden. Wer bereits jetzt auf ein Unternehmenswiki setzt, wird in Zukunft gegenüber anderen also einen Wettbewerbsvorteil haben.
2. Niedrige Einarbeitungszeiten und Wissensdokumentation sind wichtiger als jemals zuvor
Durchschnittlich wechselten vor Corona Arbeitnehmer*innen in Deutschland alle 4 Jahre das Unternehmen. Zwar wächst aktuell die Relevanz von Themen wie Sicherheit und Beständigkeit bei der Suche nach einer Arbeitsstelle, dennoch müssen Unternehmen sich auch für die Zukunft auf eine wachsende Fluktuation der Belegschaft einstellen. Dies heißt häufig ein hoher Einarbeitungsaufwand für neue Mitarbeiter*innen und der Verlust von wichtigem Know-how durch das Abwandern erfahrener Mitarbeiter*innen.
Gerade hier können Unternehmenswikis wie Drupal Wiki die Kosten und den Aufwand enorm reduzieren, da sie nicht nur als zentrale Wissensplattform das Know-how der Mitarbeiter*innen sammeln, sondern durch Funktionen wie Handbücher auch die Einarbeitung enorm verkürzen können. Auf diese Weise bleibt deutlich mehr Wissen erhalten und neue Mitarbeiter*innen können schneller eingearbeitet werden.
Tipp: Besonders zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen nutzen viele unserer Kunden die Erweiterung „Bücher“ um relevante Inhalte aus den verschiedensten Bereichen ihres Unternehmenswikis in einem übergreifenden Handbuch zu sammeln und den neuen Mitarbeiter*innen dadurch eine handliche Hilfestellung für den Einstieg bieten zu können.
3. New Work und Home Office erfordern viel Organisation
Kaum ein anderes Thema hat durch Corona so viel an Relevanz gewonnen wie Home Office. Aber auch über das Home Office hinaus wächst die Relevanz von New Work Themen wie Work-Life-Balance, mobiles Arbeiten oder flexiblere Arbeitszeiten. Zukunftsorientierte Unternehmen müssen diese vermehrt berücksichtigen, um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben und hoch qualifizierte Mitarbeiter*innen anzuziehen.
Auch hier können Unternehmenswikis über Corona hinaus unterstützen. Denn mit der wachsenden Flexibilität wächst auch der Organisationsaufwand enorm. So beinhaltet Drupal Wiki bspw. ein umfangreiches Aufgabenmanagement, mit dem Nutzer*innen Aufgaben erstellen und zuordnen können. Komplexe Arbeitsprozesse lassen sich ebenfalls leicht darstellen und verlinken, sodass die Mitarbeiter*innen auch aus dem Home Office nicht den Überblick verlieren und die wichtigsten Unterlagen und Informationen überall griffbereit haben.
4. Norm- und Qualitätsmanagement werden immer wichtiger
Für Unternehmen stieg bereits vor Corona die Relevanz eines umfassenden und modernen Qualitätsmanagements. Zum einen mehren sich die Anforderungen des Gesetzgebers bei Themen wie Mitarbeiterschutz oder Gewährleistung der Produktqualität. Gleichzeitig legen die Verbraucher*innen durch die wachsende Zahl an Wettbewerbern in verschiedensten Branchen immer mehr Wert auf Transparenz in der Produktion und ob Unternehmen gewisse Standards wie die ISO oder IFS Normen erfüllen. Mangelnde Qualitätssicherung egal in welchem Bereich oder welcher Branche führt dabei immer häufiger zu medialen Skandalen und schaden der Marke eines Unternehmens nachhaltig.
Um dies zu verhindern, greifen viele Firmen vermehrt auf Unternehmenswikis mit Qualitätsmanagement-Funktionen wie Drupal Wiki zurück. Diese unterstützen die Unternehmen bei der Umsetzung verschiedenster Normen dank integriertem Normmanagement und erleichtern durch eine intuitive Struktur und klare Übersicht den Auditoren die Arbeit enorm. Mögliche Lücken oder veraltete Inhalte lassen sich dadurch schnell identifizieren und ausbessern, wodurch die angestrebte Zertifizierung deutlich einfacher zu erreichen ist und das Unternehmen auch nach außen hin deutlich mehr Sicherheit und Seriosität ausstrahlt.
Tipp: Besonders für Auditor*innen ist die Umsetzung und Dokumentation von Normen mit digitalen Softwarelösungen wie Drupal Wiki eine Erleichterung ihrer Arbeit und hilft ihnen bei der Audit-Umsetzung enorm.
5. Die neue Normalität ist kein Ausnahmezustand
Viele Unternehmen hoffen, dass Corona nur ein Ausnahmezustand ist, den sie aushalten oder überwinden müssen um danach zur gewohnten Ausgangslage zurückkehren zu können. Aus diesem Grund scheuen viele Unternehmen die Umstellung auf die neuen Gegebenheiten und die Investition in die dafür notwendigen Modernisierungen wie bspw. ein Unternehmenswiki. Tatsächlich aber wird dieser Zustand voraussichtlich keine Ausnahme bleiben, sondern läutet zumindest teilweise eine neue Normalität in der Arbeitswelt ein.
Entwicklungen wie New Work und Qualitätsmanagement entstanden nicht durch Corona, sondern wurden bereits davor immer wichtiger für Unternehmen. Die aktuelle Krise ist eher als beschleunigender Treiber für diese Entwicklungen zu betrachten. Viele Expert*innen gehen eher davon aus, dass vergleichbare Krisen in Zukunft nicht seltener, sondern häufiger auf Unternehmen zukommen werden. Um solche Stresstests weiterhin bestehen zu können, müssen diese sich an die neue Normalität anpassen und in ihre Zukunft investieren.
Fazit: Unternehmenswikis sind eine notwendige Weiterentwicklung
Unternehmen müssen flexibler auf sich wandelnde Arbeitssituationen reagieren und Mitarbeiter*innen besser einweisen und koordinieren können. Die Umstellung auf digitale Lösungen wie Unternehmenswikis sollte daher nicht als Aufwand oder „Nice-to-have“ betrachtet werden. Viel mehr stellen sie eine notwendige Weiterentwicklung und Absicherung für die Zukunft dar. Sollten die Expert*innen recht behalten und sich vergleichbare Krisen in Zukunft häufen, werden Unternehmen, die sich der neuen Normalität angepasst haben und durch Unternehmenswikis wie Drupal Wiki flexibler auf Umstellungen reagieren können, deutlich resistenter gegen solche Krisen seien und stärker aus diesen herausgehen können. Unternehmen ohne diesen Anpassungswillen werden es hingegen deutlich schwerer haben und in Zukunft immer stärker durch Krisen geschwächt werden.