Unternehmen müssen vor der Digitalisierung vieles beachten
Allerspätestens seit der Corona-Krise ist für jedes Unternehmen klar geworden: Wer auch in Zukunft als Unternehmen widerstandsfähig und flexibel gegenüber Krisen bleiben möchte, muss sich digitalisieren. Auch nach der Pandemie bleibt die Digitalisierung daher eine zentrale Priorität! Trotz dieser Dringlichkeit sollten Unternehmen nicht in Hektik verfallen, sondern eine digitale Transformation von Anfang an strategisch planen und koordinieren und so langfristig von diesem Prozess profitieren zu können. Um den Erfolg der Digitalisierung Ihres Unternehmens zu gewährleisten, sollten Sie sich daher vorab die folgenden sechs Fragen stellen:
1. Gab es bereits Digitalisierungsprojekte im Unternehmen?
Die digitale Transformation ist bereits seit einiger Zeit ein zentrales Thema in vielen Unternehmen und Betrieben. Oft wurde in einzelnen Abteilungen oder Teams bereits einmal darüber nachgedacht oder ein solches Digitalisierungsprojekt angestoßen oder sogar umgesetzt. Bevor Sie Ihre Abteilung oder Ihre Firma digitalisieren, sollten Sie diese vorangegangenen Projekte und Bestrebungen unbedingt untersuchen. Bauen Sie auf bereits existierende Strukturen und Wissen auf!
Und sollten vorherige Projekte im Sande verlaufen oder gescheitert sein, lernen Sie aus den Fehlern. Haben wichtige Ressourcen oder Voraussetzungen zur Digitalisierung gefehlt? Wer hat das Projekt angestoßen und was für Probleme traten auf? Welche Ansätze und Software-Lösungen wurden evaluiert? Und was hat sich seit dem möglicherweise geändert? Nutzen Sie das Wissen und die Erfahrungen aus vorangegangenen Digitalisierungsprojekten, um darauf aufbauen zu können und möglichen Stolpersteinen frühzeitig ausweichen zu können.
2. Welche Ziele soll durch die Digitalisierung erreicht werden?
Viele Unternehmen machen sich erst im laufenden Prozess darüber Gedanken, welchen konkreten Mehrwert sie sich von der Digitalisierung erhoffen. Dadurch ist besonders bei der Recherche anfangs oft unklar, welche Prozesse übertragen werden sollen und welche Anforderungen eine Software erfüllen muss. Steht ein konkretes Ziel von Anfang an fest, erleichtert und verkürzt dies Recherchen, Tests und Entscheidungen enorm, da sie alle explizit zum Erreichen des Ziels führen sollen und an diesem gemessen werden können.
Formulieren Sie zu diesem Zwecke möglichst konkrete und realistische Ziele, die durch die Digitalisierung Ihres Unternehmens erreicht werden sollen. Dies kann beispielsweise ein geringerer zeitlicher Aufwand bestimmter Prozesse wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen durch eine zentrale Wissensdokumentation im Unternehmen sein oder die Vereinfachung konkreter Qualitätsmanagement-Prozesse. Die Liste an Anwendungsbereichen für eine digitale Unternehmenssoftware ist lang. Einigen Sie sich daher konkret auf ein Ziel, welches sie mit der Digitalisierung erreichen wollen. Überfordern Sie Ihr Unternehmen dabei nicht mit einem zu ambitionierten Digitalisierungsprojekt, sondern formulieren Sie entsprechende Milestones oder Zwischenziele.
3. Welche Inhalte, Prozesse und Abläufe sollen konkret digitalisiert werden?
Ein ebenfalls häufiger Fehler vieler Unternehmen ist es, von Anfang an direkt alle Dokumente, Abläufe und Prozesse digitalisieren zu wollen. Dies belastet oft die Mitarbeiter*innen enorm und führt dazu, dass die üblichen Aufgaben darunter leiden und auch die Digitalisierung im Unternehmen deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt, als sie müsste.
Identifizieren Sie vorab daher zusammen mit Ihrem Team anhand der konkreten Ziele alle Abläufe und Inhalte, welche zur Erreichung des Ziels relevant sind. Priorisieren Sie diese und überlegen Sie sich im Team konstruktive und effiziente Strukturen. Auf den ersten Blick wirkt dies deutlich zeitintensiver, aber diese Strukturen werden die Arbeit in Zukunft deutlich vereinfachen. Zudem führt dies dazu, dass Ihre Mitarbeiter*innen diese Transformation der Abläufe deutlich besser annehmen. Darauf aufbauend können später noch weitere Abteilungen, Bereiche und Prozesse ebenfalls übertragen werden.
Tipp: Fangen Sie generell klein an und lassen Sie die Anzahl Ihrer Inhalte und die Größe der Software zusammen mit Ihnen wachsen. Fangen Sie am besten mit einer kleinen Gruppe an Nutzern und wenigen Bereichen an. Wenn diese sich dann gut zurechtfinden, können Sie immer noch aufrüsten und weitere Bereiche hinzufügen.
4. Haben Sie aktuell genug Kapazitäten im Unternehmen, um sich zu digitalisieren?
Nach dem nun geklärt wurde, was mit der Digitalisierung konkret erreicht werden soll und welche Dokumente, Abläufe und Inhalte davon betroffen sind, müssen Sie sich nun eine unangenehme Frage stellen: Kann Ihr Unternehmen ein solches Digitalisierungsprojekt aktuell umsetzen? Denn die Digitalisierung eines Unternehmens ist kein Nebenbeiprojekt, welches mal eben vom Team neben ihren täglichen Aufgaben erledigt werden kann.
Je nach Grundlage und Zielsetzung kann es sich schnell zu einem zeitintensiven Mammutprojekt im Unternehmen entwickeln. Seien Sie sich über diesen potenziellen Aufwand bewusst und fragen Sie sich, ob Ihr Unternehmen aktuell genug Zeit und freie Kapazitäten für eine Digitalisierung hat. Ist hier die Antwort „Nein“ oder „Vielleicht“, sollten Sie diese Bedingungen optimieren. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter*innen die notwendige Zeit, Motivation und Unterstützung für die Digitalisierung haben, ohne sie zu überfordern. Wenden Sie sich an erfahrene Berater oder holen Sie sich Experten ins Team.
5. Wie können das eigene Team von der Digitalisierung überzeugt werden?
Ohne die Unterstützung der eigenen Mitarbeiter*innen lässt sich die digitale Transformation eines Unternehmens, seiner Abläufe und seiner Prozesse nicht umsetzen. Prozesse sollten nicht ohne Einbindung der Prozessverantwortlichen digitalisiert werden. Zeitgleich sollten Sie keine Unternehmenssoftware einführen, die von Ihrem Team klar abgelehnt wird oder mit der diese sich nicht zurechtfinden. Daher sollten Sie vor der Digitalisierung unbedingt ein Meinungsbild der Mitarbeiter*innen einholen und diese im Findungs- und Entscheidungsprozess mit einbeziehen. Auf diese Weise steigt auch die Bereitschaft, sich in den Prozess einzubringen und auch darüber hinaus die beschlossenen Veränderungen umzusetzen.
Tipp: In vielen Unternehmen gibt es Mitarbeiter*innen, die sehr offen für neue Technologien und Veränderungen wie die Digitalisierung sind. Diese sollten eine aktive Rolle bei der Transformation bekommen, da sie häufig auch andere motivieren und deren Vorschläge besser weitergeben können.
6. Womit soll die Digitalisierung umgesetzt werden?
Nachdem die vorangegangenen Fragen nun geklärt werden konnten, können Sie nun endlich mit der Recherche-Phase beginnen. Sie wissen nun welche Ziele Sie erreichen wollen und welche Anforderungen eine Software erfüllen und welche Inhalte und Prozesse sie darstellen können muss. Ihr Unternehmen erfüllt die nötigen Voraussetzungen und Ihr Team ist ebenfalls überzeugt von dem Projekt. Jetzt benötigen Sie lediglich noch die entsprechende Software.
Um diese zu finden, gibt es viele verschiedene Herangehensweisen. Vergleichsseiten bieten eine gute Übersicht über die Funktionen verschiedener Anbieter, die Sie mit Ihren Anforderungen abgleichen können. Fehlt Ihnen dafür die Zeit, sollten Sie möglicherweise einen Berater für Unternehmenssoftware damit beauftragen. Viele dieser Dienstleister bieten auch an, sich über die Recherche hinaus um die gewählte Software zu kümmern und diese zu pflegen. Dies ist besonders für Unternehmen ohne oder mit sehr kleiner IT-Abteilung ratsam. Testen Sie die potenziellen Anbieter ausgiebig mit möglichst vielen Mitarbeiter*innen, um sich so ein gutes Bild von der Arbeit mit dem Programm zu machen. Nutzen Sie Angebote wie Webinare, um wichtige Fragen zu klären. Auf diese Weise sollte die Digitalisierung Ihres Unternehmens ohne große Schwierigkeiten umsetzbar sein!