Vermeintliche Kostenfalle Systemeinführung?

Unternehmen schieben wegen hohen Anschaffungs– und Betriebskosten die Einführung eines Systems für das eigene Wissens- oder Qualitätsmanagement immer wieder hinaus. Dabei lassen sich insbesondere durch die Einführung eines Unternehmenswikis nicht nur laufende Kosten senken, sondern auch im Vergleich zu anderen Softwarelösungen deutlich einsparen.

Die immer größer werdende Flut an Anforderungen von Gesetzgeber, Kunde und Markt belastet insbesondere mittelständische Unternehmen stark. Notwendige Workflows und Prozesse, um ein umfassendes und effektives Qualitätsmanagement oder eine zentrale Wissensdokumentation zu ermöglichen sind ohne entsprechende Software kaum noch umsetzbar. Immer mehr Firmen suchen daher nach einer geeigneten technischen Lösung, wie sie auch ohne kostspielige Individuallösungen und Konzernpakete oder umständliche und funktionsarme Open-Source-Lösungen die Anforderungen abdecken und ihre Effizienz steigern können. Einen guten Mittelweg stellen dabei Unternehmenswikis dar.

Unternehmenswikis als Underdog mit geringem Aufwand

Bei Unternehmenswikis denken viele direkt an Wikipedia als digitales Nachschlagwerk für Themen sämtlicher Art mit nur geringer Funktionalität für den Arbeitsalltag. Davon unterscheiden sich moderne Unternehmenswikis aber deutlich. Sie benötigen meistens keine große technische Wartung, da diese durch den Hersteller in Form von Updates übernommen wird. Außerdem brauchen sie je nach Anbieter lediglich eine kurze Implementierungszeit – sowohl technisch als auch in die Unternehmensabläufe – um die Produktivität eines Unternehmens zu steigern. Die Erfahrungen mit Drupal Wiki zeigen uns, dass die technische Implementierung in der Regel maximal zwei Stunden beträgt. Schon nach einer Woche können das Unternehmen und Mitarbeiter produktiv und effizient mit ihrem neuen Unternehmenswiki arbeiten und sparen durch diesen verkürzten Prozess bereits Kosten.

Individuelle Kosten, viele Optionen, optimierte Vorteile

Hierbei bieten mehrere Anbieter an, sich das eigene Wiki mehr oder weniger individuell zusammenzustellen und bestimmte Funktionen entsprechend der eigenen Anforderungen entweder in einem Paket mit anderen Funktionen oder wie bei Drupal Wiki komplett individuell zusammenstellen zu können. Dadurch kann ein Unternehmen selbst entscheiden, wie sie ihr Wiki nutzen wollen und wie viel es kosten soll. Wenn notwendig, kann das Unternehmen später mit dem Wiki auch weiter wachsen, mit neuen Funktionen neue Vorteile genießen und produktiver werden.

Kosten senken durch gesteigerte Produktivität

Die gesteigerte Produktivität hängt davon ab, wie Firmen ihr Unternehmenswiki nutzen. Genutzt als zentrale Wissensplattform hilft es dabei, das Wissen der Mitarbeiter einfach zu dokumentieren, besser im Unternehmen zu halten und neue Mitarbeiter leichter einzuarbeiten. So führen Unternehmenswikis zu einer Effizienzsteigerung von 30 bis 35% in den Unternehmen und minimieren durch explorative Suchen über Tags und Kategorien den Aufwand der Informationssuche enorm. Daneben wird unser Drupal Wiki besonders im Qualitätsmanagement eingesetzt, optimiert dort die Prozesse und hilft bei der Zertifizierung von Unternehmen. Die Kunden erhöhen damit ihre Produktivität enorm und können gleichzeitig die Kosten senken.

Einfache Einführung und Bedienung für jeden von überall

Durch den geringen Schulungsaufwand haben dabei Unternehmenswikis eine höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern, da ihr Fokus auf den Inhalten liegt. Dank des einfachen Editors und den online abrufbaren Tutorial-Videos stellen sie auch für ältere Mitarbeiter keine große Umstellung bspw. von Word dar. Die einfache Vernetzung von Informationen untereinander und Mitarbeiter miteinander sorgt dafür, dass bspw. Drupal Wiki Abteilungs- und Mitarbeiterübergreifend schnell und gut angenommen wird. Im Büro, aus der Fabrik oder auch vom Home Office aus.

Vorab testen und sich selbst überzeugen

Um anfängliche Skepsis oder Unsicherheiten aus dem Weg zu schaffen empfiehlt es sich wie so oft, die verschiedenen Anbieter von Unternehmenswikis vorab zu testen. Hierfür sollten möglichst viele Mitarbeiter bereits miteinbezogen werden, um  das System unter realisitischen Bedingungen zu prüfen. Auf diese Weise lassen sich auch weitere potenzielle Anwendungsfälle finden, bei denen das Unternehmen durch die Wiki-Software die Kosten senken kann. Erst durch den Test des Unternehmenswikis lässt sich schließlich sagen, ob die Anwendung sich für das Unternehmen eignet und dabei helfen kann, langfristig die Produktivität zu steigern.