Klare Prozesse und kontinuierliche Pflege Wissensdokumentation

Vor der Einführung von Drupal Wiki wurde eine Drittanbieter-Lösung auf SharePoint-Basis und ein internes Wiki verwendet, für dessen Nutzung jedoch HTML-Kenntnisse erforderlich waren, sodass nicht jeder Mitarbeiter in der Lage war, seine Informationen problemlos einzupflegen.

Die Informationen waren auf verschiedene Systeme, Abteilungen und einzelne Mitarbeiter verteilt, was das Auffinden relevanter Inhalte zeitaufwendig und ineffizient gestaltete. Der fehlende zentrale Zugang führte dazu, dass Wissen oft redundant gespeichert wurde oder bei Mitarbeiterwechseln verloren ging. Ein weiteres Problem war die Aktualisierung von Dokumentationen, da viele Informationen schnell veralteten und keine klaren Prozesse für die kontinuierliche Pflege des Wissens etabliert waren. Zudem erschwerte die fehlende Standardisierung der Wissensdokumentation die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen Teams, was letztlich die Produktivität beeinträchtigte.

Wissenszuwachs in einem skalierbaren Wiki-System

Die Entscheidung zur Neuanschaffung wurde durch das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens und die zunehmende Anzahl an Aufgaben sowie das benötigte Wissen getrieben. Vieles davon befand sich nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter, was den Zugang für andere erschwerte. Um sicherzustellen, dass Wissen jederzeit und ohne Hürden für alle zugänglich ist – selbst, wenn einzelne Mitarbeiter abwesend sind – wurde ein neues System erforderlich. Dieses sollte die Wissensverteilung verbessern und die Abhängigkeit von einzelnen Personen reduzieren.

Wir haben uns für Drupal Wiki als System entschieden, da es viele unserer Anforderungen abdeckte und die Daten auf unserem eigenen Server in Deutschland gespeichert werden können, was für uns für die Einhaltung der DSGVO wichtig war.

Einfache Migration und hilfreicher Kundensupport

Zunächst wurde eine Struktur für den Aufbau des Wikis gemeinsam mit einem internen Team entwickelt, um von Anfang an Ordnung zu schaffen. Danach wurden bestehende Dokumente aus dem alten Wiki und andere vorhandene Dokumente in das neue System eingepflegt. Durch die LaTex-Erweiterung konnten wir jetzt auch Mathematische Formeln im Wiki einführen und eine bessere Darstellung erreichen. Anschließend wurden die Mitarbeiter in Blöcken geschult, um ihnen die Funktionsweise des neuen Systems sowie dessen Möglichkeiten und die Struktur näherzubringen. Dabei war der Kundenservice von Drupal Wiki sehr hilfreich. Bei Problemen wurde immer schnell und freundlich geholfen.

Abteilungsübergreifendes Wissensmanagement

Das Wiki-System wird über alle Abteilungen hinweg genutzt. Es trägt dazu bei, Informationen transparenter für alle Mitarbeiter bereitzustellen, unabhängig von Abteilung oder eingesetzter Software. Darüber hinaus soll es zukünftig Kunden über Neuerungen und wichtige Updates informieren. Durch den Code-Syntax-Highlighter können die vielen Programmiersprachen farblich voneinander abgegrenzt und hervorgehoben werden.

Das System sollte eine klare Struktur und einfache Bedienbarkeit bieten, um die Dokumentation von Wissen so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Eine gute Such- und Filterfunktion war entscheidend, damit benötigte Daten schnell zugänglich sind und die Suche zeitsparend erfolgen kann. Zudem sollte es möglich sein, auf alte Versionen von Dokumenten zuzugreifen und Änderungen nachzuverfolgen.  Mit Hilfe von GoEdit können Anhänge und Dokumente wie Power Point Präsentationen für den Vertrieb und die Entwicklung weiteren Formatierungsanforderungen gerecht werden.

Compliance und Rechte für das Dokumentenmanagement

Besonders wichtig waren die Suchfunktion, das Rechtemanagement, das Dokumentenmanagement sowie die Erfüllung von Compliance-Anforderungen. Zudem sollte das System die Möglichkeit bieten, eine separate, kundenspezifische Struktur mit entsprechenden Zugriffsrechten zu erstellen und Dokumente zu teilen. Diese Abgrenzung ist in Drupal Wiki sehr gut gelöst und erlaubt eine klare Unterteilung in Spaces für die Abteilungen.

Anfangs gab es eine gewisse Zurückhaltung, doch nach einer Eingewöhnungsphase stieg die Nutzung, und der Großteil der Mitarbeiter arbeitet nun regelmäßig mit dem Wiki. Die Inhalte werden sorgfältig gepflegt, was die allgemeine Qualität und Verfügbarkeit von Wissen verbessert hat.

Besonders nützlich sind die Funktionen zum Teilen von Dokumenten und das Single-Sign On (SSO), das den Zugang zum System erleichtert und vereinfacht. Durch die Einführung des Wikis konnten Arbeitsprozesse optimiert, Wissensverluste reduziert und die Zusammenarbeit spürbar verbessert werden.