Hohe Akzeptanz & unternehmensweite Wissensteilung

Vor der Einführung von Drupal Wiki erfolgte die Wissensdokumentation hauptsächlich über Word- und PDF-Dateien auf einem zentralen Fileserver. Diese nur bedingt strukturierte Ablage erschwerte die Auffindbarkeit sowie die qualitative Sicherstellung aktueller Inhalte. Das Ziel war die Etablierung einer strukturierten, zentralen Wissensplattform zur unternehmensweiten Wissensverteilung mit hoher Nutzerakzeptanz und einfacher Pflege. 

Einfache Umstellung & benutzerfreundliche Suche

Für die Auswahl des passenden Systems waren mehrere Kriterien entscheidend. Besonders wichtig war eine einfache, strukturierte und intuitive Benutzeroberfläche, um die Umstellung des Systems für Mitarbeitende möglichst gering zu halten. Klare Strukturen und eine benutzerfreundliche Suchfunktion sollten dafür sorgen, dass Informationen schnell auffindbar sind. Neben einer leistungsfähigen Suche und intuitiven Bedienung waren insbesondere eine klare Rechtevergabe sowie ein engagierter Support entscheidend. 

Drupal Wiki erfüllte die Anforderungen am besten

Drupal Wiki erfüllte die Anforderungen des Ingenieurbüros am besten. Die Kombination aus einfacher Bedienbarkeit, klarer Rechtevergabe, strukturierter Oberfläche und ein engagierter, schneller Support überzeugte das gesamte Projektteam. Nach dem die Mitarbeitenden für den Wechsel vorbereitet wurden, entstand mit den ersten 100 Artikeln eine Eigendynamik, welche den weiteren Ausbau der Wissensplattform beflügelte. Die Einführung verlief erfolgreich und machte das Wiki zu einem festen Bestandteil im Arbeitsalltag.  

Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass das gesammelte Erfahrungswissen für alle Mitarbeitenden zugänglich ist. Dies führte zu einer hohen Akzeptanz innerhalb der Nutzerschaft. Nach einer anfänglichen „Initialzündung“ entwickelte sich die Nutzung des Wikis schnell zur Selbstverständlichkeit. Sobald ein grundlegender Wissensbestand aufgebaut war, wurde der Nutzen des Systems für alle deutlich erkennbar, welches einen selbstverstärkenden Effekt auslöste. 

Zentrale Wissensplattform für Richtlinien und Arbeitsanweisungen

Das Wiki dient als zentrale Wissensplattform für verschiedenste Rollen innerhalb des Unternehmens. Für Ingenieure, Konstrukteure, Techniker und Building-Information-Modelling (BIM) -Manager sind praxisnahe Handbücher entstanden, welche Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Formblätter beinhalten. Neue Mitarbeitende greifen wahlweise direkt über das Wiki oder in Form eines PDF-Handbuchs auf diese Informationen zu. Tagging-Vorschläge helfen bei der Auffindbarkeit und Organisation der Inhalte. 

Insbesondere die BIM-Managerin pflegt ein digitales Handbuch mit Standards für Zeichnungsinhalte und Darstellungen sowie Abläufen, auf das neue Techniker und Konstrukteure sofort zugreifen können. Auch für Tragwerksplaner wurde ein entsprechender Bereich eingerichtet, in dem alle Projektleitende die Abläufe, Dokumentationsstandards und relevante Formulare finden. Da das Unternehmen auch hoheitliche bautechnische Prüfungen durchführt, sind viele Abläufe durch gesetzliche Vorgaben reglementiert und können transparent in Drupal Wiki dokumentiert werden. 

Ein besonderer Mehrwert ergibt sich durch die systematische Sammlung bewährter Lösungsansätze. Werden bei bautechnischen Prüfungen durch die hauseigenen Prüfingenieure und Sachbearbeiter Probleme erkannt, so können die dazugehörigen Lösungen im Wiki dokumentiert und versioniert werden. Dadurch entsteht eine stetig wachsende Wissensbasis, die allen Projektbeteiligten zur Verfügung steht. Dabei ermöglicht der Freigabe-Workflow von Drupal Wiki die qualitative Durchsicht der Dokumente und fachliche Prüfung im Redaktionsprozess. Es können Ergänzungen entlang des Workflows gemacht werden und jeder Artikel wird einer internen Revision vor der Veröffentlichung unterzogen. Im Anschluss werden automatisch, mit Hilfe der E-Mail-Benachrichtigung, alle Nutzer: innen über die Veröffentlichung nach der Freigabe im Wiki in Kenntnis gesetzt. 

Ein wichtiges Werkzeug im Arbeitsalltag 

Durch die Einführung von Drupal Wiki hat sich die interne Wissensstruktur deutlich verbessert. Vorlagen und interne Richtlinien sind zentral verfügbar, Informationen zu Abläufen und technischen Herausforderungen werden einheitlich dokumentiert und leicht auffindbar abgelegt. Ein selbstverstärkender Effekt sorgte dafür, dass das Wiki schnell zum unverzichtbaren Tool für den Informationsaustausch wurde. Das Wiki wurde schnell zu einem etablierten Werkzeug im Arbeitsalltag. 

Ausblick – Aufbau eines QMS mit Drupal Wiki

Trebes plant den Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) auf Basis von Drupal Wiki. Ziel ist die Vorbereitung auf eine ISO 9001-Zertifizierung. Hierzu sollen QM-Prozesse strukturiert im Wiki abgebildet und bestehende Dokumente aus dem bisherigen Dateisystem migriert oder eingebettet werden. Kapitelweise Digitalisierung z. B. von physischen Ordnern im Bereich Arbeitssicherheit ist bereits angedacht. Perspektivisch sollen KI-Funktionen von Drupal Wiki helfen, Inhalte zu standardisieren und die Suche weiter zu verbessern.