Qualitätsmanagement ohne Suche auf einer Web-Seiten-Plattform 

Vor der Einführung von Drupal Wiki nutzte TeraTron eine Web-Seiten-Plattform als Lösung für Qualitätsmanagement und Mitarbeiter-Informationssystem im Rahmen der ISO 9001. Die bisherigen Strukturen brachten verschiedene Herausforderungen mit sich. Es gab keine automatischen Reviews und Office-Dokumente waren nur eingebettet verfügbar und eine echte Enterprise-Suche fehlte.  

Mit der geplanten Einführung von TISAX wurde deutlich, dass das bestehende Verfahren zu unübersichtlich war und alle relevanten Daten in unterschiedlichen Verzeichnissen auf dem Server verteilt lagen. Dies führte zu erhöhtem Aufwand in der Verwaltung und erschwerte den Überblick über QM-relevante Inhalte.  

Ziel war es daher, eine Lösung einzuführen, die sowohl die Anforderungen von ISO 9001 als auch von TISAX unterstützt, Dokumentation und Prozesse zentral bündelt und effizienter handhabbar macht. 

Deutsches OnPremise System mit zuverlässiger Suchfunktion 

Bei der Auswahl eines neuen Systems standen mehrere technische und organisatorische Anforderungen im Fokus.  

Wesentliche Kriterien waren eine leistungsfähige Volltext-Suche, die Möglichkeit zur Wiedervorlage (Review), die Nutzung von Spaces mit klarer rechtlicher Abgrenzung sowie eine insgesamt einfache Bedienung. Außerdem sollte das System ohne zusätzliche Software wie etwa Office nutzbar sein, von PC bis Tablet flexibel zugänglich bleiben und als deutsches Produkt zur Verfügung stehen.  

Als zentrale Funktionen wurden darüber hinaus ein strukturiertes Dokumentenmanagement, eine zuverlässige Suchfunktion sowie eine web-basierte, clientunabhängige Arbeitsweise definiert. Diese Anforderungen zielten darauf ab, ein System zu etablieren, das sowohl technisch flexibel als auch für die Mitarbeitenden leicht nutzbar ist und gleichzeitig die formalen Anforderungen von ISO 9001 und TISAX unterstützt. 

Drupal Wiki erfüllte alle Anforderungen 

Die Entscheidung fiel auf Drupal Wiki, da alle genannten Anforderungen erfüllt und teils sogar übertroffen wurden.  

Damit konnte TeraTron eine Lösung einführen, die den bestehenden Bedarf im Qualitätsmanagement abdeckt und darüber hinaus zusätzliche Möglichkeiten eröffnet – insbesondere im Hinblick auf strukturierte Prozesse, Dokumentenlenkung und Wissensbereitstellung. 

Umzug von Drupal Wiki SaaS zu OnPremise verlief reibungslos 

Nach der Entscheidung für Drupal Wiki startete TeraTron zunächst Cloud-basiert und wechselte anschließend auf die On-Premise-Version. Beide Schritte verliefen reibungslos, sodass der Übergang ohne größere technische Hürden stattfinden konnte. 

Wiedervorlagen und Freigaben für TISAX und ISO 9001 

Drupal Wiki wird bei TeraTron in mehreren, eng miteinander verknüpften Bereichen eingesetzt. Ein zentraler Anwendungsfall ist die Wiedervorlage und das Freigabe-Management für ISO 9001 und TISAX. Diese Funktionen haben die Verwaltung der entsprechenden Anforderungen deutlich vereinfacht.  

Darüber hinaus sorgt die Darstellung von Prozessen in Drupal Wiki, insbesondere durch Diagramme für eine spürbare Steigerung der Übersichtlichkeit. Prozesse können nachvollziehbar visualisiert und im Kontext betrachtet werden.  

Weitere Einsatzzwecke: 

• Bereitstellung eines internen Wikis / FAQ 

• Schnelleres Auffinden von Informationen – Mitarbeitende finden benötigte Infos schneller 

• Nutzung der News-Funktion und Blog, um unternehmensweit Neuigkeiten bekanntzugeben  

Damit unterstützt Drupal Wiki sowohl das formale Qualitätsmanagement (ISO 9001, TISAX) als auch den allgemeinen Wissensaustausch im Unternehmen. 

Zentrale Wissensdatenbank mit Freigabemanagement 

Mit Drupal Wiki hat TeraTron eine zentrale Wissensdatenbank, auf die alle Mitarbeitenden zugreifen können.  

Die Kombination aus zentraler Plattform, strukturiertem Dokumenten- und Freigabemanagement sowie verbesserten Suchmöglichkeiten führt zu einer spürbaren Erleichterung im Alltag, insbesondere im Qualitätsmanagement und bei der bereichsübergreifenden Informationsbereitstellung.