Anpassung der Struktur nach PDF und Office Dokumentation 

In der Vergangenheit hatten wir mit Adobe, Microsoft-Office oder auch Dokumenten in Papierform gearbeitet. Im Bereich des Qualitätsmanagements haben wir vorzugsweise PDF-Dokumente genutzt. Dadurch waren Dokumente an verschiedenen Orten gespeichert und nicht für jeden auffindbar. Im Rahmen der Erneuerung unserer Sicherheitsbescheinigung 2019, haben wir dies als Anlass für die Anpassung und Verbesserung der Arbeitsweise genutzt. Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung sind wir auf Drupal Wiki gestoßen und wurden umfangreich beraten. 

Umfangreiche Grundfunktionen zur Qualitätssicherung 

Wir wollten ein strukturiertes Qualitätssicherungs-System, welches dem die ISO 9001 umgesetzt werden kann. Dabei sollte der Zugang zum Wiki über das Internet erfolgen und immer gegeben sein. Da die Datenmengen von Dokumenten wie Office oder Adobe sind meist recht groß sind, wollten wir ein Wiki, bei dem dies bestmöglich gelöst wurde. Besonders überzeugt hat hier die Dokumentenvorschau und die Erweiterung GoEdit. Somit konnten wir die große Anzahl an Office und PDF-Dokumenten direkt im Wiki abwickeln und Dateninkonsistenzen vorbeugen sowie die bestehenden Dokumente beibehalten bzw. Ins Wiki integrieren. Der Grundstock des Wikis hat uns schon überzeugt und in Kombination mit den zahlreichen Erweiterungen bietet es ein intuitives System mit vielen Arbeitsmöglichkeiten. Unsere Mitarbeiter konnten das System leicht erlernen und anwenden. 

Wissen und Prozesse jederzeit und überall leicht auffindbar 

Drupal Wiki bietet durch seine Skalierbarkeit eine schrittweise Einführung in das Unternehmen. Der Aufwand des Umzugs hat sich definitiv gelohnt, da mittlerweile alle Dokumente und Inhalte sortiert im Wiki gelagert sind. Das Wiki wird überwiegend für die Prozessdarstellung und der Bereitstellung notwendiger Dokumente zur Umsetzung der Prozesse genutzt. Diese können durch einen Workflow geprüft und zur Veröffentlichung freigegeben werden. Darüber hinaus kann das gesamte Wissen aller Mitarbeitender gesichert und schnell abgerufen werden. Besonders hilfreich ist hier die Volltextsuche, um Informationen aus den Inhalten sowie den Anhängen direkt zu durchsuchen. Mit der Erweiterung GoEdit können diese dann direkt im Wiki bearbeitet und versioniert werden. 

Seit der Einführung hat sich zudem die Interaktion der Mitarbeiter deutlich verbessert. Fehlermeldungen und Problemlösungen können jetzt vermehrt festgehalten, dargestellt und kommuniziert werden. Als Wissensplattform können Informationen wie beispielsweise Vorgaben zur Einreichung der Reisekostenabrechnungen oder zu Verfahren der Fahrzeugzulassung einfach gespeichert und abgerufen werden. Gerade wegen des schnellen Zugriffs auf das Wiki, sowohl vor Ort als auch unterwegs mit dem HTML-Offline Export, sind die Mitarbeiter jederzeit gut informiert. Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Zeitersparnis, welches die Akzeptanz für das System noch weiter steigen lässt. Mittlerweile ist das Wiki unsere allgemeine Schaltzentrale geworden, denn fast jeder Mitarbeiter startet seinen Tag mit Drupal Wiki.  

Vertiefung und Ausbau des Wikis nach der Einführung 

Seit der Einführung des Systems haben wir dieses stetig ausgebaut. Dabei gehören der Freigabe-Workflow und die Diagramme zu den meistgenutzten Funktionen. Mit dem Diagramm-Editor können wir unsere Prozesse sehr anschaulich darstellen. Zu einem der wichtigsten Prozesse der Lokführer gehört beispielsweise der Umgang mit Notfällen. Seit der Nutzung des Wikis müssen sie nur noch das Tablett rausholen und können schnell nach dem Ablauf schauen und die notwendigen Dokumente downloaden. Unabhängig von Zeit und Ort haben sie immer Zugriff auf ihre Inhalte. 

Drupal Wiki ist empfehlenswert beim Audit 

Das Wiki ist auf jeden Fall empfehlenswert. Gerade für kleine Unternehmen ist es auf Grund seiner leichten Bedienbarkeit sehr nützlich. Heutzutage ist es schon fast selbstverständlich, dass jedes Unternehmen mit einem Wissensmanagementsystem arbeitet.  

Auch unsere Audits mit Drupal Wiki liefen immer sehr gut. Durch die direkte Abwicklung in Drupal Wiki können diese strukturierter und ortsunabhängig durchgeführt werden. Mittlerweile nutzen wir in fast jedem Audit das Wiki. Dadurch sind der Zeitaufwand und die Kosten deutlich gesunken. Auch den Auditoren hat Drupal Wiki sehr gefallen, denn das Audit konnte organisiert und strukturiert abgewickelt werden.