Wissens–Speicherung in unterschiedlichsten Formaten und Orten  

Vor der Einführung von Drupal Wiki gab es bereits eine Wissens-Speicherung, welche aber mit verschiedenen Anwendungen, unterschiedlichen Speicherformaten/–formen und an verschiedenen Orten abgelegt wurde. Diese Wissens-Silos führten zu Problemen bei der Auffindbarkeit und Nutzung innerhalb des globalen Wissensmanagements. Aus diesem Grund sollte ein neues Unternehmens Wiki eingeführt werden, welches die verschiedenen Inhalte zusammenführen kann. Da bestehende Anwendungen für diese Zwecke nicht geeignet waren, ist HARTING in ein „Benchmark“ gegangen, um verschiedene Wiki-Systeme zu evaluieren. 

Großer Vorsprung bei der Erfüllung der Anforderungskriterien im Vergleich zum Wettbewerb 

Eine Maxime bei der Beschaffung war es, kein „customized“ Wiki anzuschaffen, sondern eine Standardlösung ohne individuelle Programmierung. Bei der Auswahl der Kriterien wurde auf die Relevanz für die geplante Art der Dokumentation und die anschließende Wissensspeicherung geachtet, um eine vergleichbare und den tatsächlichen Bedürfnissen angepasste Bewertung  zwischen den Wettbewerbern zu erreichen. Das Auswertungsverfahren mit den jeweiligen Anforderungskriterien wurde vor der Evaluation der Systeme festgelegt. Drupal Wiki wurde in einer vollumfänglichen Testphase mit allen Modulen bereitgestellt und alle Ergebnisse konnten problemlos im 10-Augen-Prinzip verglichen werden. Drupal Wiki hatte trotz starker Konkurrenz mit einem deutlichen Vorsprung den besten Erfüllungsgrad mit ca. 80 % Abdeckung der festgelegten Anforderungen erreicht. Drupal Wiki lag demnach sowohl bei der Erfüllung der Anforderungen als auch bei den Kriterien für die Anschaffung in einem hohen Bereich bei der Auswertung. 

Ein zentrales Auswahlkriterium war die Funktion, das Unternehmens-Wissen stets aktuell und geprüft zu halten. Hier unterstützt der Review-Workflow, indem er die Inhalte in regelmäßigen Intervallen von 12 bis 36 Monaten den Verantwortlichen zur Überprüfung vorlegt. Diese Funktion wird in vielen Spaces der Fachabteilungen aktiv eingesetzt, um die Aktualität des Wissens zu gewährleisten. Ebenfalls unverzichtbar war der zweistufige Freigabe-Workflow mit einer fachlichen und formalen Prüfung. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Wissen vor der Verwendung geprüft und anschließend freigegeben wird. 

Einführung von Drupal Wiki 

Das Gesamtprojekt „Wissensmanagement“ wurde in verschiedene Teilprojekte unterteilt. Dabei war ein Teilbereich die „Wissensspeicherung“. Die Produktentwicklung übernahm dabei mit verschiedenen Experten eine Vorreiterrolle mit der Übertragung der Inhalte und dem Festlegen von Strukturen. Die übersichtliche Navigation auf der Startseite und Dashboards gelten bis heute als Blaupause für weitere Abteilungen.  Es wurden Key-User als Multiplikatoren eingesetzt, um das Wiki mit Inhalten zu füllen und Erfahrungen bei der Arbeit mit Drupal zu teilen.  Dabei wurden insbesondere in Pausengesprächen und durch interne Weiterempfehlung auf die Nutzung des Wikis verwiesen, um die Akzeptanz zu steigern. Dies machte die Key-User auch zu Botschaftern für die Nutzung des Wikis. Dieser Prozess erfolgte ganz natürlich im Arbeitsalltag und ohne formale Schulungen. 

Drupal Wiki als Wissensbasis für die KI-Nutzung mit LLM 

Nachdem das umfangreiche Fachwissen von HARTING über Drupal Wiki strukturiert und zugänglich gemacht wurde, war es an der Zeit, den nächsten Schritt zu gehen. Hierzu wurde ein KI-Framework aufgesetzt, welches das Unternehmens-Wissen aus dem Wiki direkt über ein Large Language Model (LLM) zur Verfügung stellt. 

Damit hat HARTING sich ganz neue Möglichkeiten der Wissensnutzung erschlossen. So wurde durch die KI-Integration eine intelligente Suche ermöglicht, die Abfragen in natürlicher Sprache erlaubt. Dies hat die Suche nach relevanten Inhalten deutlich verbessert. Abfragen können dabei in beliebiger Sprache erfolgen, was die Wissensnutzung in den weltweiten Niederlassungen von HARTING erheblich vereinfacht.  

Positives Feedback aus den verschiedenen Standorten weltweit 

Mit der unternehmensweiten Wissensmanagement-Initiative, bestehend aus Drupal Wiki und KI-gestützten Funktionen, konnte HARTING eine weltweit einheitliche Wissensplattform für alle Mitarbeitenden etablieren. So wird in manchen Standorten das Drupal Wiki z.B. im Rahmen des Onboarding genutzt, um gezielt technisches Fachwissen zu vermitteln und neue Mitarbeiter auf die Grundlagen für die Einarbeitung vorzubereiten. Die Produktentwicklung diente hierbei als Pilotbereich und Blaupause, die nun sukzessive von weiteren Abteilungen genutzt werden kann.