5 Tipps zur einfachen Erstellung eines Handbuchs

5 Tipps zur einfachen Erstellung eines Handbuchs
Veröffentlicht am 16.11.2021
Lesedauer: 3 Minuten
Handbücher in Drupal Wiki

Die Erweiterung „Bücher“ gehört zu den beliebtesten Erweiterungen in Drupal Wiki. Mit ihnen können Benutzer*innen Informationen zu bestimmten Themen innerhalb ihres Unternehmenswikis Abteilungs- und Space-übergreifend bündeln, sie strukturieren und gesammelt für alle Mitarbeiter*innen leicht verfügbar machen. Für viele Unternehmen spielen Handbücher daher eine zentrale Rolle bei der Sicherung und Strukturierung von Unternehmenswissen, als Nachschlagewerk für Teams, als Hilfe bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen und generell für das Wissensmanagement innerhalb des Unternehmens.

5 Tipps zur einfachen Erstellung eines Handbuchs
Tipp 1: Legen Sie die Struktur des Handbuchs vorab fest

Besonders am Anfang neigen viele Unternehmen dazu, alle thematisch relevanten Inhalte erstmal irgendwie in einem Handbuch zu sammeln und dieses den Teammitgliedern zur Verfügung zu stellen. Die Ernüchterung folgt dann in der Regel schnell, denn das Handbuch kann von den Mitarbeiter*innen in dieser Form nicht effizient genutzt werden.

Legen Sie daher unbedingt vorab die Struktur des Handbuchs fest und definieren Sie den Zweck des Handbuchs. Sollen neue Mitarbeiter*innen schneller eingearbeitet werden oder dient es als Referenzdokument für Ihr Team? Welche Themenfelder liegen im Fokus? Welche Inhalte haben Sie bereits, welche fehlen noch und wie lassen sich diese strukturieren? Steht die Struktur erstmal, wird die Erstellung des Handbuchs deutlich leichter fallen und Ihre Teammitglieder werden deutlich öfter auf dieses zurückgreifen, um effizienter zu arbeiten.

5 Tipps zur einfachen Erstellung eines Handbuchs
Tipp 2: Verwenden Sie übergeordnete Kapitel

Um ein übergeordnetes Kapitel zu erstellen, bietet Drupal Wiki eine einfache Möglichkeit. Mit nur einem Klick können Sie neue Kapitel erstellen und nach Bedarf umbenennen. Via Drag’n’Drop können Sie jedem Kapitel einzelne Seiten unterordnen und sorgen so für eine lesbare Struktur.

Gerade hier können Unternehmenswikis wie Drupal Wiki die Kosten und den Aufwand enorm reduzieren, da sie nicht nur als zentrale Wissensplattform das Know-how der Mitarbeiter*innen sammeln, sondern durch Funktionen wie Handbücher auch die Einarbeitung enorm verkürzen können. Auf diese Weise bleibt deutlich mehr Wissen erhalten und neue Mitarbeiter*innen können schneller eingearbeitet werden.

5 Tipps zur einfachen Erstellung eines Handbuchs
Tipp 3: Nutzen Sie die „Surfen & Hinzufügen“-Funktion

Das Hinzufügen einzelner Seiten in bereits vorhandenen oder neuen Bücher sollte leicht von der Hand gehen. Um einen unkomplizierten Arbeitsablauf und das mühelose Hinzufügen von Seiten zu garantieren, bietet Drupal Wiki die „Surfen & Hinzufügen“-Funktion an.

Sobald ein neues Buch erstellt wurde, können Sie die Funktion auswählen und durch einen Klick die Seite hinzufügen, die Sie gerade lesen. So können Mitarbeiter*innen schnell das Buch mit den wichtigsten Seiten füllen und direkt zur Verfügung stellen.

Tipp 4: Halten Sie das Handbuch durch Reviews aktuell

Die Informationen der einzelnen Seiten müssen stets aktuell sein, um keine veralteten Informationen im Unternehmen zu verbreiten. Durch regelmäßige Review-Erinnerungen werden die entsprechenden Mitarbeiter*innen informiert, den Inhalt der Seite zu überprüfen.

Durch die Prüfung wird die Aktualität gewährleistet und durch eine neue Version gekennzeichnet. Die Erinnerung zur Prüfung wird bequem per E-Mail versendet und kann durch einen individuellen Zeitraum eingestellt werden. 

5 Tipps zur einfachen Erstellung eines Handbuchs
Tipp 5: Kontrollieren Sie regelmäßig die Struktur

Arbeitsabläufe im Unternehmen ändern sich und mit ihnen die Handbücher. Kontrollieren Sie regelmäßig die Struktur aller Bücher, um zu prüfen, ob diese aktuell und den internen Abläufen entspricht. 

Selbstverständlich gibt es im Unternehmen wichtige Aufgaben, die die volle Aufmerksam benötigen. Daher sollten Sie sich eine wiederkehrende Erinnerung setzen, um stets die Struktur der Bücher zu kontrollieren. So wird garantiert, dass der Inhalt den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

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