Von Einzellösungen zur Zentralisierung

Vor der Einführung von Drupal Wiki stand das Kanton Basel-Landschaft vor der Herausforderung, die einzelnen Fälle in den Dienststellen zu belegen, welche auf Anfrage freigegeben werden müssen. Hierbei gilt es besonders die Standards der Behörden einzuhalten und bestmöglich zu dokumentieren. Zu dieser Zeit wurden verschiedene Einzellösungen auf Direktionsebene eingesetzt, die jeweils auf branchenspezifische Anforderungen zugeschnitten waren. Diese dezentralen Ansätze führten jedoch zu Problemen bei der Konsistenz und Zentralisierung von Information sowie deren Administration.

Der Bedarf nach einer zentralen Wissensplattform wurde zunächst innerhalb der Informatikabteilung erkannt. Hier wurden bereits verschiedene Wikis für Dokumentationszwecke genutzt. Es wurde eine Marktsichtung von Alternativen unternommen und die verbesserte Volltextsuche auch von Anhängen sowie das Informations-Management, führten zu dem Entschluss, ein unternehmensweites Wiki-System zu implementieren.

Auswahl von Drupal Wiki als Wissensmanagement System

Unsere Wahl fiel schließlich auf Drupal Wiki, da es das beste Angebot zur Ablösung unseres bisherigen Systems darstellt und skalierbar ist. Drupal Wiki erfüllte nicht nur unsere technischen und funktionalen Anforderungen, sondern überzeugte auch durch das hervorragende Preis-Leistungs-Verhältnis und die Kundenberatung.

Nachhaltige Zentralisierung von Dokumentationsprozessen

Die Einführung von Drupal Wiki in unserem Unternehmen verlief reibungslos und fließend. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der umfassenden Unterstützung durch das Drupal Wiki Team konnten wir das System ohne größere Komplikationen implementieren und die Mitarbeiter schnell einarbeiten. Die Einführung von Drupal Wiki hat unsere Dokumentationsprozesse nachhaltig verbessert. Die Plattform bietet eine hohe Benutzerfreundlichkeit, leistungsfähige Funktionen und Erweiterungsmöglichkeiten, die unsere Arbeit effizienter und effektiver gestalten. Seit der Einführung nutzen auch Fachabteilungen das Wiki als Wissensmanagement Plattform.

In Zukunft sollen sicherheitsrelevante Informationen für IT-Security und Prüfstationen über das Qualitätsmanagement-Cockpit organisiert werden. Unser Kanton ist nach verschiedenen branchenspezifischen Normen zertifiziert, insbesondere im Bauwesen. Bisher wurden diese Zertifizierungen jedoch noch nicht direkt mit Drupal Wiki verwaltet. Es ist geplant, die IT-Sicherheitsabteilung zukünftig in das Wiki zu integrieren, um auch diese Anforderungen abzudecken. Hierbei handelt es sich um branchenspezifische Normenzertifizierungen wie der ISO 27001 für den kantonalen Sicherheitsbeauftragten und die Motorfahrzeug Prüfstation vom (TÜV) mit der IATF 16949.

Benutzerfreundliches Interface und vermehrte Nutzung des Wikis

Seit der Einführung von Drupal Wiki haben wir bemerkenswerte Verbesserungen festgestellt. Die Interaktion und Beteiligung der Mitarbeiter hat signifikant zugenommen, insbesondere in der Informatikabteilung, wo Wiki-Plattformen bereits im Einsatz waren. Die Akzeptanz von Drupal Wiki ist hoch, und die Plattform wird zunehmend auch als Wissensmanagement Plattform in anderen Fachabteilungen eingesetzt. Drupal Wiki dient demnach als zentrale Dokumentationsplattform in unserem Kanton. Es wird für eine Vielzahl von Aufgaben genutzt, darunter das Wissensmanagement in verschiedenen Fachabteilungen sowie die zentrale Verwaltung von Dokumentationen und Prozessen.

Screenshot der Fachapplikation in der zentralen Informatik

Eine der am häufigsten genutzten Erweiterungen in Drupal Wiki ist GoEdit, die insbesondere wegen ihrer gestalterischen Möglichkeiten von Office Dokumenten direkt im Wiki, sehr geschätzt wird. Diese Erweiterung ermöglicht es uns Anhänge ansprechend zu gestalten und trägt zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit bei.

Die Benutzerfreundlichkeit von Drupal Wiki ist ein entscheidender Vorteil. Unsere Mitarbeiter schätzen besonders die übersichtliche und leicht zugängliche Oberfläche, den leistungsfähigen Editor und die allgemeine Einfachheit der Anwendung. Der WYSIWYG Editor hat sich dabei als besonders nützlich erwiesen. Er ermöglicht es den Nutzern, Inhalte einfach und ohne tiefgehende technische Kenntnisse zu erstellen und zu bearbeiten. Diese Aspekte tragen wesentlich dazu bei, dass das Wiki intensiv genutzt wird und die Effizienz unserer Arbeitsprozesse steigert.

Screenshot der Fachapplikation in der zentralen Informatik

Auf Grundlage unserer Erfahrung mit Drupal Wiki und die Betreuung vor der Einführung, um unsere Anforderungen abzugleichen, können wir eine Empfehlung für die Software als zentrale Wissensmanagement Plattform aussprechen.