Ablöse eines bestehenden Systems als Baustein für das Wissensmanagement

Vor der Einführung von Drupal Wiki wurde bereits ein Wiki-System neben konkurrierenden Insellösungen für Know-how genutzt. Das System konnte sich jedoch nicht durchsetzen, da die Erstellung von Beiträgen als zu umständlich empfunden wurde. Dadurch fehlte die Motivation zur Nutzung und die Suchfunktion lieferte keinen Mehrwert.

Das Ziel bestand darin, eine einheitliche und praxistaugliche Basis für alle Bausteine des Wissensmanagements zu etablieren.

Anforderungen an das neue System

Ein wesentliches Kriterium für das neue System war eine einfache und intuitive Bedienung, um die Inhaltserstellung zu erleichtern und eine Volltextsuche für das leichtere Auffinden der Inhalte. Der WYSIWYG-Editor sollte die Inhaltserstellung erleichtern, während das Rechtemanagement eine gezielte Steuerung der Zugriffswege ermöglichen sollte. Prozess-Charts wurden benötigt, um Abläufe visuell darzustellen und Kategorien sowie Verlinkungen sollten eine strukturierte Organisation der Inhalte gewährleisten. Zudem waren Exportmöglichkeiten, eine Kommentarfunktion und die Möglichkeit, Beiträge in Handbücher zu strukturieren, für die Auswahl des Systems ausschlaggebend.

Einführung eines leicht bedienbaren Wiki-Systems

Nach einer umfassenden Evaluierung entschied sich Complan & Partner für Drupal Wiki, da es die gewünschten Funktionen in einem schlanken System vereint und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Dokumentation, Blog und Wissensmanagement

Mit Drupal Wiki setzt Complan & Partner das Wissensmanagement auf einer zentralen Plattform um. Folgende Anwendungsfälle und Funktionen werden intensiv genutzt:

• Tagging-Vorschläge: Diese führen zu einer besseren Verschlagwortung und erhöhen die Relevanz der Suchergebnisse.
• Standarddokumentation von Produkten: Relevante Informationen sind unternehmensweit einfach auffindbar.
• Interner News-Blog: Wichtige Updates und Anleitungen werden intern kommuniziert.
• Bücher und PDF-Export: Die Bücher-Erweiterung ermöglicht es, schnell individuell zugeschnittene Schulungsmaterialien zusammenzustellen.
• E-Mail-Benachrichtigungen: Wichtige Änderungen werden kommuniziert.
• Diagramme: Prozessdarstellungen werden mit Diagrammen visualisiert und in der Dokumentation integriert.

Anstieg der Mitarbeiterbeteiligung nach Einführung

Die Einführung von Drupal Wiki verlief sehr unkompliziert und erfolgreich. Die Akzeptanz im Team war aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit von Anfang an gegeben, so dass die Nutzung sich sofort etablierte. Das Drupal Wiki wird aktiv für interne Schulungen und die Fortbildung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genutzt und hat die Wissensverfügbarkeit stark verbessert. Complan & Partner hat mit Drupal Wiki eine nachhaltige und effiziente Lösung für das unternehmensweite Wissensmanagement gefunden.