Singulus Technologies AG

Als mittelständisches Unternehmen mit etwa 400 Mitarbeitern an 2 Standorten in Deutschland und weiteren Standorten außerhalb Deutschlands haben Sie inzwischen schon seit über 2 Jahren ein Wiki im Qualitätsmanagement im Einsatz. Wie sind Ihre Erfahrungen bisher mit dem Wiki-System? Hat das QMS auf Basis eines Wiki Ihre Erwartungen erfüllt?

Wir setzen das System im Moment nur an unseren beiden Hauptstandorten hier in Deutschland ein. Die Prozesslandschaft sollte vernünftig abgebildet werden, was dieses System sehr gut erfüllt hat. Nach unseren ersten Anforderungen haben sich viele freudige Nebeneffekte ergeben, zum Beispiel die zentralisierte Formularverwaltung, so dass wir jetzt auf einen zentralen Ablagepool zugreifen können, der vieles in der täglichen Arbeit erleichtert. Vor allem wollten wir richtig aufräumen, was auch im Hinblick auf die ISO-Zertifizierung nötig und wünschenswert war.

Wie viele Ihrer über 400 Mitarbeiter nutzen das System bei ihrer täglichen Arbeit? Wie schätzen Sie die Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern ein?

Im ganzen Unternehmen fast 280 Mitarbeiter, natürlich benötigen nicht alle Mitarbeiter ständig das System, aber es steht zur Verfügung. Für alle Mitarbeiter, die keinen Computer am Arbeitsplatz haben stehen Rechner mit Sammelzugang und einem Zugriff als Sammel-User zur Verfügung, so dass diese Mitarbeiter sich alle benötigten (aktuellen) Dokumente am angeschlossenen Drucker ausdrucken können.

Haben sich schon Synergieeffekte eingestellt bzw. konnten Sie schon Kosteneinsparungen oder eine messbare Produktionssteigerung durch den Einsatz dieser Wiki feststellen?

Da dies nicht der Hauptgrund für den Einsatz eines solchen Systems war, wurden keinerlei Kontrollinstrumente installiert. Aber schon die neu gewonnene Übersicht über alle Prozesse, Dokumente und Formulare hat uns einen großen Gewinn gebracht.

Haben Sie vor Einführung des Wikis von KontextWork für das QM ein anderes Wiki-System im Einsatz? Oder vergleichbare Systeme? – Was hat sich verändert bzw. verbessert?

Nein, uns als Hochtechnologie-Unternehmen war nur klar, dass wir dringend ein solches System benötigen, um der Flut der Dokumente Herr zu werden und eine unternehmensweite, beständige Ordnung einzuführen. Zum Beispiel existieren mehr als 250 Formulare, die im Unternehmen im Einsatz sind, aber bisher nie zentral erfasst waren. Gerade unsere Kernprozesse sind jetzt hervorragend dokumentiert und für alle Mitarbeiter einsehbar.

Sie sind im Jahr 2012 ISO-9001 zertifiziert worden. Inwiefern hat das QM-Wiki Ihnen bei dieser Arbeit geholfen? War die Zertifizierung der Grund ein Wiki für das QM einzusetzen?

Wir haben immer mehr Kunden, die auf dieses Zertifikat Wert legen, somit war es für uns ein logischer Schritt. Für die Geschäftsführung war aber klar, dass wir das vor allem für uns selbst machen und nicht für das Zertifkat. Aber irgendwann war auch für uns ‚Zeugnistag‘.

Wie schon zuvor erwähnt, war dies nicht der Hauptgrund ein Wiki einzuführen, aber es hat uns doch als angenehmer Nebeneffekt sehr bei der Bewältigung dieser Aufgabe geholfen. Am Ende war für uns das Gesamtpaket wichtig. Wir wollten ein Werkzeug schaffen, das in der Lage ist, unsere jetzigen und zukünftigen Anforderungen abzudecken.

Sind die Kosten für die Einführung und Nutzung diese Systems in der erwarteten Größenordnung geblieben oder haben Sie sogar Einspareffekte verzeichnen können?

Wir sind in allen Belangen im Rahmen unseres Budgets geblieben. Da wir keine Messpunkte für solch eine Auswertung gesetzt haben, können wir das weder für das eine noch das andere bestätigen. Aktuell erzeugen ca. 20 Mitarbeiter den Input, den dann alle Mitarbeiter in den beiden Hauptstandorten regelmäßig nutzen.

Würden Sie nach Ihren bisherigen Erfahrungen das Wiki auch in anderen Bereichen des Unternehmens einsetzen wollen? Wenn ja, für welche Bereiche könnten Sie sich dies vorstellen?

Unsere IT hat schon entsprechende Anforderung an solch ein System, aber dies müssen Sie mit dem IT-Leiter dann selbst besprechen, aber angedacht ist dies schon.

Frau Schwabe, wir danken für das Gespräch!