DSGVO Software zur Einhaltung des Datenschutzes
Die Datenschutzgrundverordnung oder DSGVO stellt für viele Unternehmen und insbesondere für Website-Betreiber und Software-Anbieter eine große Umstellung beim Umgang mit Kundendaten dar. Konnten besonders digital die Unternehmen eine Vielzahl an Daten über ihre Kunden und Besucher ohne Nachfrage sammeln und auswerten, gelten seit 2016 deutlich strengere Vorgaben. Diese neuen Vorgaben des Datenschutzes umzusetzen stellt besonders Dienstleister vor eine große Herausforderung, da ein Verstoß gegen die umfassende und komplexe DSGVO teilweise weitreichende Folgen haben kann.
DSGVO einfach umsetzen und im Prüffall glänzen!
Strukturierte und übersichtliche Dokumentation
Vorhandene Dokumente mitnehmen
Integriertes Management System (IMS) aufbauen
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Zentrale Grundsätze der DSGVO
Mit ihrem enormen Umfang stellt DSGVO viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Unternehmer und Mitarbeiter müssen sich bewusst sein, in welchen Situationen sie welche Kundendaten wie sammeln dürfen, wo sie das Einverständnis des Kunden brauchen, wie lange die Daten gespeichert bleiben dürfen und wann sie die Daten löschen müssen. Grundsätzlich lassen sich dabei acht Kernaussagen der DSGVO festhalten, die für alle Unternehmen gelten:
- Grundsätzlich gilt ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt, sprich Daten dürfen lediglich nach Einwilligung der betroffenen Person bspw. für Web-Cookies oder bei gesetzlich geregelten Ausnahmen gesammelt werden
- Daten dürfen von Unternehmen selbst dann lediglich sparsam gesammelt werden und müssen dem tatsächlichen Bedarf dienen
- Daneben dürfen diese Daten lediglich für den vorgesehenen Zweck genutzt werden und nicht darüber hinaus
- Die Daten müssen richtig abgespeichert und aktuell gehalten werden
- Unternehmen für eine technologisch angemessene Sicherheit der Daten vor Missbrauch sorgen
- Kunden haben ein Recht auf Vergessenwerden bzw. Löschung, wenn sie ihre Einwilligung wiederrufen, der Zweck der Datenverarbeitung weggefallen ist oder die Datenverarbeitung grundsätzlich unrechtmäßig war
- Zusätzlich können Nutzer ein Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen, wodurch bspw. beim Anbieterwechsel der alte Anbieter dem neuen auf Kundenwunsch dessen Daten zukommen lassen muss
- Der Datenverantwortliche eines Unternehmens hat eine Rechenschaftspflicht und muss wenn angefordert nachweisen können, dass alle Datenschutzprinzipien eingehalten wurden
Um die vielen Anforderungen der DSGVO einfacher umsetzen und zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht eines Unternehmens diese umfassend zu dokumentieren bieten insbesondere digitalen Software-Lösung wie Drupal Wiki entsprechende Funktionen und Tools. Regelungen und Leitlinien der DSGVO lassen sich sowohl in Form eines Handbuchs als auch im Normenmanagement festhalten und ohne Umstände mit den Mitarbeitern erweitern, optimieren oder bei Änderungen schnell anpassen. Nachweise für die Einhaltung der Verordnung können direkt mit den entsprechenden Normen verknüpft werden und sind im Prüffall leicht auffindbar. Prozesse können durch den Freigabe-Workflow vor der Umsetzung auf Basis der Norm überprüft und Risiken so einfach gemanagt werden. Somit erleichtert Drupal Wiki als Software die Umsetzung der DSGVO und die Dokumentation für die Rechenschaftspflich enorm.
Mehr Informationen zur Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 finden Sie beim Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz.
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