Appelmann Getränke Großvertrieb GmbH
Raus aus der Unordnung
Unser Betrieb „Appelmann Getränke Großvertrieb GmbH“ hat seinen Hauptsitz in Köln. 1955 gegründet, hat sich das Unternehmen bis heute 11 Standorte aufgebaut. Insgesamt beschäftigen wir über 75 Mitarbeiter.
Wir hatten Defizite im Bereich Wissensmanagement. Jeder Mitarbeiter hatte seine eigene Methode. Teilweise gab es lose Blättersammlungen, dann wieder strukturierte Ordner oder auch Word-Dokumente auf Netzlaufwerken. Auch die zeitweise Einführung von Microsoft OneNote war nicht erfolgreich. Oftmals war das Wissen nur in den Köpfen unserer Teammitglieder. Wenn diese unsere Firma verlassen haben, ist dieses Wissen mit ihnen gegangen.
Niederlassungen: 11
Mitarbeiter: über 75
Branche: Groß- und Einzeilhandel mit Getränken
Erweiterungen: Seitendaten und -Berichte, Dokument einbetten, Freigabe-Workflow, Review-Workflow, Benachrichtigungen, Kalender, GoEdit, Diagramme: Standard, Bildergalerie
Simpel, aber leistungsfähig
Unser Ziel war es, dass unser Wissen über betriebliche Abläufe frei zugänglich gemacht wird und es dabei leicht auffindbar ist. Nach längerer Online-Recherchen kamen wir zu dem Entschluss, dass ein Enterprise Wiki das Richtige für unser Unternehmen ist.
Dieses Wiki sollte eine einfache Bedienung haben, aber dennoch einen leistungsfähigen Editor, mit dem die Erstellung von Inhalten möglichst einfach ist und auch Spaß macht. Die Ressource Wissen soll sich durch das Teilen von Inhalten vervielfachen. Zusätzlich sollte sowohl die Suchfunktion als auch die Erweiterungen leistungsfähig sein.
Vor der Einführung haben wir das System in Form einer Demo getestet. Nach dem Kauf des Wikis, haben wir innerhalb der ersten Woche alle Verwaltungsmitarbeiter geschult. Um die Aufmerksamkeit auf das neue Wiki zu steigern, haben wir Aushänge im Unternehmen verteilt und kleinere Aktionen im Unternehmen veranstaltet. Die Einführung und damit die Etablierung eines Wikis ist ein fortlaufender Prozess, an dem wir immer weiterarbeiten.
Das digitale schwarze Brett
Mit Hilfe des Wikis wurde unser Wissen strukturiert erfasst und allen Mitarbeitern zugänglich gemacht. So wird das Unternehmenswissen nachhaltig gesichert. Seit der Inbetriebnahme im Unternehmen sind klare Nutzergruppen des Wikis erkennbar. In den operativen Bereichen wird Drupal Wiki eher weniger genutzt, dafür aber umso mehr in Bereichen wie der Verwaltung oder der Buchhaltung.
Am meisten wird das Wiki für die Dokumentation von Arbeitsabläufen genutzt. Dabei liegt der Schwerpunkt auf den administrativen Vorgängen und den Anleitungen für das eingesetzte ERP-System. Somit können mehr Abläufe ohne großen Aufwand untereinander kommuniziert werden. Auch interne Gesprächsrunden werden regelmäßig im Wiki dokumentiert. Das Wiki dient unseren Mitarbeitern zudem als digitales schwarzes Brett.
„Drupal Wiki hat unser Wissensmanagement und die Zusammenarbeit im Team revolutioniert. Dank der einfachen Bedienung ist die Dokumentation und das Auffinden von Wissen nun ein Kinderspiel.“
Problemloses Arbeiten
Seit der Einführung von Drupal Wiki ist unser Interface sowohl funktional als auch optisch ansprechender. So wird die Arbeit mit Hilfe des Wikis erleichtert und macht Spaß. Alleine die Grundausstattung ist schon sehr leistungsfähig und deckt mindestens 90% unserer Anforderungen ab.
Zu den vermutlich am häufigsten genutzten Erweiterungen gehört die Office Dokumentenvorschau. Mit dieser können alle eingepflegten Dokumente direkt im Wiki eingebettet und angezeigt werden, was uns das umständliche Öffnen über externe Programme erspart.
Unsere über 500 Beiträge sollen zukünftig verstärkt mit der Bücherfunktion sinnvoll zusammengefasst werden. Um die Aktualität der Beiträge im Blick zu behalten, nutzen wir den “Review-Workflow”. Dieser bietet automatische Wiedervorlagen bei Ablauf der Gültigkeit eines Beitrags.
Endlose Möglichkeiten
Mit der Erweiterung “Seitendaten und -Berichte“ wollen wir zukünftig unsere Mietverträge und den Fuhrpark verwalten. Wir prüfen auch, ob es weitere Anwendungsbereiche für diese Erweiterung gibt. Nach der ersten Nutzung hat sich herausgestellt, dass das System als ideales Dokumentations-Tool dient. Gerade Vor- und Nachbereitungen von Team-Besprechungen werden im Wiki festgehalten.
Das System ist auf jeden Fall empfehlenswert. Nach vier Jahren Arbeit mit Drupal Wiki sind wir fest davon überzeugt, dass jede Art von Unternehmen, egal ob groß oder klein, von der Verwendung eines Wikis profitieren kann.
Jetzt testen!
Testen Sie Drupal Wiki noch heute - kostenlos und unverbindlich. Unser Team steht Ihnen dabei gerne zur Seite.
